"안녕하세요. 별 일 없으시죠? 혹시 잠깐 이야기 할 수 있을까요?"

"별 일 없으시죠? 다름이 아니라, XXX좀 해 주실 수 있나요?"

동기식 의사소통, 동기식 협업이란 쉽게 말해 '동시간에 이루어지는 의사소통', '대화'라 할 수 있습니다. 전자기기를 사용하시면서 흔히 보셨을 동기화 기능을 떠올리시면 되겠습니다. 동기식 의사소통은 일의 효율성을 심하게 저해하는 요소 중 하나로 꼽히고 있습니다. 혹자는 이러한 의사소통 방식을 20세기의 것으로 칭하기도 합니다.

왜일까요? 동기식 의사소통은 전적으로 시간에 의존하고, 모든 주체가 동시에 의사소통을 나눠야 합니다. 그들은 동시적 시간을 이용해 의사소통합니다.

만약 당신이 어떤 작업에 완전히 집중하고 있다고 합시다. 작업을 준비하고 집중하는데 꽤 많은 시간이 걸렸습니다. 이제는 일이 순조롭게 진행되고 있어서, 거의 하늘을 날고 있는 듯한 느낌입니다. 그때 갑자기 어떤 동료가 당신의 책상으로 다가와 어깨를 툭 치면서 지금 당장 하지 않아도 되는 일을 해 달라고 부탁하거나 불필요한 말을 전합니다. 동료가 고의적으로 그렇게 한 것은 아닙니다. 작업 흐름을 깨뜨리려는 목적은 아니었으니까요. 단지 이것은 사무실의 일반적인 작업 방식일 뿐입니다. 

동기 의사소통 VS 비동기 의사소통 

비동기식 의사소통, 비동기 협업이란 이메일이나 카카오톡 메시지, 혹은 슬랙 등과 같은 협업 프로그램을 떠올리시면 될 것 같습니다. 비동기 방식의 메시지는 수신자가 받을 준비가 되어 있든 그렇지 않든 언제라도 보낼 수 있습니다. 수신자는 그들이 원하거나 여유가 있을 때 응답할 수 있습니다.

비동기식 의사소통을 추구하는 가장 큰 이유는 다른 사람의 시간과 집중에 관한 존중에 있습니다. 주의가 한번 흐트러진 뒤, 원래 상태로 돌아가는 데 최소 23분이 필요하다고 합니다.  주의집중이 흐트러지는 일이 하루에 몇 번이나 있는지 생각해 보세요. 온전히 집중할 수 있었던 날과 그렇지 못했던 날, 업무량과 피로도의 차이가 상당할 수 밖에 없었던 이유가 이해가 가시나요? 뿐만 아니라, 조사에 의하면 온전한 집중 상태로 업무에 매진하느라 동료나 상사의 요청에 적절히 반응하지 못해 관계적 불편을 겪은 적이 있다고 답한 사람도 상당수였습니다. 

비동기식 의사소통의 장점

업무 공유 솔루션이나 이메일을 통해 작업물이나 코멘트를 교환하는 것과 같은 비동기식 의사소통은 모든 사람이 정보를 이해해야 하고, 필요한 경우에 의견을 제시해야 하는 종류의 토론에 있어 매우 이상적인 방법이라고 할 수 있습니다. 이 방식에서는, 모든 사람들이 같은 주제로 소통하지만, 자신의 조건에 맞게 그리고 소통할 준비가 되었을 때 소통합니다.

이 소통 모델은 다양한 장점을 가집니다:

1. 팀원들이 집중력을 깨뜨리지 않고 일할 수 있습니다.

2. 동기식 의사소통에서는 종종 기록을 누락하는 경우가 있지만, 이 방식에서는 언급되고 공유된 내용이 모두 기록됩니다. (동기식 의사소통에서는, 회의록이나 기록의 내용이 주관적이거나 완전하지 않을 수 있습니다.)

3. 응답하기 전에 생각할 시간적 여유가 있습니다. 

4. 다양한 시간대와 장소에 거주하는 팀원들과 소통하는 것이 가능합니다.

이러한 소통방식 속에는, 일의 완성을 위해 그들의 응답을 필요로 하지만 그들의 시간을 존중하기 때문에 참을성 있게 응답을 기다릴 수 있다는 의미가 담겨 있습니다. 만약 그들이 일을 하고 있지 않거나, 조금 덜 집중해도 무방한 일을 하고 있다면, 그들은 바로 응답하거나 작업에 참여할 수 있습니다. 만약 그들이 중요한 일을 하고 있어서 바쁘다면, 메시지를 읽은 다음 적절한 시간에 응답할 수 있습니다. 모든 내용이 글로 전달되고, 파일, 링크, 동영상 같은 참고 자료들도 언제나 이용할 수 있습니다.

[리모트워커즈 - 손병태 : 비동기식 협업은 오히려 커뮤니케이션을 활발하게 한다]

이러한 이유들로 비동기적 협업의 필요성에 대한 공감은 더욱 늘어나고 있는 추세이며 이를 지원하는 협업 솔루션도 상당 수준으로 개발되어 양질의 서비스를 제공하고 있습니다. 유연근무제니 원격 근무, 리모트 워크 등과 같은 근무 행태의 변화도 그 연장선상에 있는 것입니다. 구성원 중 밀레니얼 세대의 비중이 늘어나면서 절차보다는 효율을 더욱 추구하게 되었고 이를 지원하는 기술이 발전했기 때문이지요.

비동기식 협업에 도움을 주는 최신 업무 솔루션

리모트워크에 적합한 협업 툴은 크게 소통 문제를 해결해 줄 수 있는 커뮤니케이션 툴과 프로젝트 진행 상황을 효과적으로 관리하는 매니징 툴로 나눌 수 있습니다.

1. 구글 문서(Google Docs) / 구글 캘린더

구글 공유 스프레드시트와 공유 문서를 통한 협업, 공유 캘린더를 통한 일정 관리는 많은 기업에서 이미 활용중인 기능입니다. 

2. Slack

슬랙(Slack)은 단기간에 많은 기업이 사용하는 협업 툴로 자리 잡았습니다. 언뜻 봐서는 또 하나의 메시징 앱으로 보이지만, 다중 채팅 이상의 기능들을 제공합니다. 업무 별로 채널을 만들어 파일을 공유하고, 비디오 및 음성 통화를 할 수 있고, 문서를 협업해 처리하는 등의 기능이 있습니다. 디테일한 알람 설정과 인물 태깅, 트레드 생성도 가능합니다. 무엇보다 직관성이 높고, 학습이 간단하기 때문에 직원들이 쉽게 적응할 수 있다는 평가를 받고 있습니다. 

3. 마이크로소프트 Teams

슬랙과 유사한 서비스입니다. 다른 사용자에게 메시지를 보내고, 작업 화면, 파일 등을 공유할 수 있습니다. 윈도우 10 애플리케이션, 마이크로소프트 오피스 제품군과 원활하게 통합할 수 있기 때문에 마이크로소프트 환경에 대한 의존도가 높은 기업들이 주로 사용합니다. 

* 예를 들어 TEAMS에 PPT 파일을 공유하면 Power Point Online으로 자동 연결되어 사용자들이 실시간으로 수정 작업을 진행하는 것이 가능합니다.   

4. Jandi

잔디 또한 주제별 채팅이 가능한 협업용 메신저입니다. 앞서 소개드린 두 서비스와 차별점이 있다면 구글드라이브(Google Drive), 드롭박스(Dropbox)와 연동하는 기능이 탑재되어 있다는 것입니다. 각각의 계정을 최초 1회 연결해 두기만 하면, 잔디에서 두 서비스에 저장된 파일을 편리하게 공유할 수 있습니다. 

5. Trello

프로젝트의 현 이슈, 진행상황과 대략적인 산출물을 한 눈에 보기 쉽게 공유하는 업무공유 게시판입니다.

트렐로의 비유에 의하면 트렐로는 냉장고(온라인)와 같이 같은 집에(팀) 거주하는 사람들이 가장 손쉽게 접근할 수 있는 커뮤니케이션 공간에 쪽지를 남기는 것과 같습니다. "엄마 바빠서 먼저 나간다, 식탁에 돈 있으니까 저녁은 사먹어. 그리고 숙제 꼭 해" 아들은 포스트잇을 발견하고 돈을 찾으러 식탁으로 가겠지요. 이것이 트렐로라고 할수 있겠습니다. 

트렐로는 특정 프로젝트별 보드를 만들고, 보드 안에 세부 항목들을 카드로 추가하는 구조로 되어 있습니다. 카드에는 업무관련 파일을 첨부하고 간단한 코멘트를 남길 수 있습니다. 협업자와 관리자는 즉각적으로 진행 상황을 확인하고 피드백을 남길 수 있습니다. 진행률에 대한 일정관리도 편리합니다. 

6. Zoom

화상회의, 비디오 웨비나를 위한 솔루션 입니다. 최대 1000명의 비디오 참가자 및 49 개의 비디오 화면을 지원하며 HD 화질을 지원합니다. 여러 참가자가 동시에 화면을 공유하고 대화형 회의를 위해 공유 주석을 작성할 수 있습니다. 고객과의 모바일 미팅 뿐만 아니라 팀원들끼리 메시지를 주고 받는 것도 가능합니다. 

7. Zapire 

재피어는 업무 자동화에 도움을 주는 서비스로 앞서 소개한 여러 클라우드 기반 서비스를 통합하여 이용할 수 있습니다. 1,000개가 넘는 앱(ex. 구글 시트, 페이스북 광고 리드, 에버노트 등)을 연동할 수 있기 때문에, 중요한 정보를 놓치지 않고 효율적으로 일하는 가능합니다. 간단한 예로 들어 특정 수신자로 들어오는 이메일을 구글 시트에 리스트업 되도록 설정해놓을 수 있습니다. 

8. 채용솔루션 inAIR

이미지를 클릭하시면 기능별 상세 소개를 열람하실 수 있습니다. 

약 700개사가 활용중인 채용솔루션 inAIR는 기업별 채용사이트를 제공할 뿐 아니라, 자유도 높은 지원서 커스터마이징 기능을 제공합니다. 지원자가 제출하 지원서는 인포그래픽 이력서 형태로 보기 쉽게 열람 가능하며, 항목 별로 지원자가 입력한 사항들에 대해 지정한 기준에 의해 점수를 매기는 자동 심사도 가능합니다. 인사담당자와 면접관은 각자의 고유 계정을 활용하여 지원자를 열람하고 평가를 진행합니다. 열람 기록과 평가 결과, 지원자의 중복 지원 여부가 모두 데이터로 관리됩니다. 각 전형의 평가 결과는 설정 기준에 따라 자동으로 취합되며, 합격 불합격 통지도 원클릭으로 가능합니다. 

9.그 밖의 솔루션들

- 깃허브(Github) : 깃을 사용하는 프로젝트를 지원하는 웹호스팅 서비스로, 영리적인 서비스와 오픈소스를 위한 무상 서비스를 모두 제공합니다. 

- 드롭박스(Dropbox) : 중요한 업무에 주력할 수 있도록 디자인된 파일 및 문서 공유 공간입니다.

- 에버노트(Evernote) : 아이디어를 캡처하고 프로젝트와 할 일 목록의 우선 순위를 지정해 빈틈없이 관리할 수 있도록 도와줍니다.

책 <디지털 노마드>의 저자는 원격근무, 비동기적 협업으로의 변화를 좀 더 현실적 시각으로 바라볼 것을 당부하고 있습니다. 

"이러한 변화는 직원의 행복을 추구하고 자유를 존중하는 최첨단 업무 방식 혹은 복지 혜택으로 보일 수도 있지만, 사실은 기업이 치열한 경쟁에서 살아남기 위한 생존 전략이기도 하다.” — 74p

좁게는 여러분의 팀, 넓게는 여러분의 회사는 어떻게 일하고 있나요? 새로운 업무 툴 도입으로 좀더 효율적으로 의사소통하고, 시너지를 낼 수 도 있으리라 생각합니다.

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